浅谈文书档案管理基础论文

  文献档案管理作为档案管理的重要组成部分,随着社会的不断发展,越来越受到人们的重视。下面是学习啦小编整理的关于档案管理的论文,供大家参考。

  文献档案管理论文一: 《文献档案管理分析》

  文摘随着社会的发展进步,管理工作中新理念、新技术的逐步推广和普及,文献档案已经成为综合档案的重要组成部分,其管理模式和方法也将发生进一步的变化。提高文献档案的计算机数据处理和文献档案信息的快速准确利用,以在更高层次上展示文献集成的优越性和科学性,是新时期文献档案管理工作的不懈要求。因此,在实际工作中,必须严格落实文书处理的规范化、标准化,特别是要推进文书档案工作的电子化进程,呈现档案事业不断发展的前景。

  关键词管理; 文件和文件

  1.的现状。文件和档案

  1.截至目前,许多单位仍在实行文秘工作、档案工作的块状管理制度。这一制度在一定程度上扩大了秘书工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄,只考虑目前的工作,而档案工作人员墨守成规,很少考虑文秘工作。由此,两者在衔接过程中存在诸多不规范之处,也直接影响了文件档案的归档质量。

  2、在文件档案的日常归档管理中,会出现不同程度影响文件规范归档归档的情况。如果归档时缺少原件或修改后的稿件; 文件偶尔用铅笔书写或标记,直接与原件归档,不复印。在短时间内,字迹容易变得模糊,影响档案的质量和归档价值。纸张规格不达标,16尺寸纸张混用现象较多,文件尺寸不一致,导致页面掉落、页面缺失等问题,一定程度上影响了档案的美观和完整性; 文件归档不及时,档案缺失问题比较严重。类似公文的重复和档案的无序组合也是一大问题。

  3,在办公过程中,目前的手动文档处理方法已经运行了很多年,并且还有一套完善的系统和方法。机关工作人员也习惯了这种文件处理模式,所以我们大部分的文件和档案工作还是采用传统的档案管理方式和方法。虽然有的单位使用了计算机,有的已经实现了联网,但在网络上能传输的文件和文件信息并不多,很难实现传输的高通量量化和网络化。利用计算机进行文件处理,特别是文件的电子归档,需要一个过程。

  2.改革措施。文件和档案

  随着档案改革的深入发展,文件管理面临着许多亟待解决的问题,文件和档案的数量不断增加,这也给保管和利用带来了一定的困难。只有使文档管理现代化,才能有效解决。因此,文档档案管理的现代化进程势在必行。我们必须加大力度,创造条件,改革当前的文件档案管理。

  *** 1 *** 争取领导支持

  领导对档案工作重视不够,多是因为档案意识淡薄,认为文书和档案工作不是主要部门,可有可无。要实现公文一体化,必须上下凝聚共识,要采取积极有效的措施,通过大力宣传,转变领导和办事人员观念,让现代公文工作有一个便捷的信息平台。因此,档案工作者要经常向领导汇报文件档案工作,让领导受到感动和鼓舞;要及时向领导提供有关文件资料,提供档案利用信息,努力做好档案服务工作。使领导逐步认识到文书档案工作的重要性。只有这样,档案信息管理才能得到领导的大力支持,才能加大资金投入,配置与档案管理现代化相适应的软硬件,为文件档案信息化创造条件。从而使档案信息管理工作得以顺利开展。

  *实现秘书工作与档案工作融合。

  秘书必须心中有档案意识,站在对历史负责的高度,确保档案质量,减少档案部门工作程序,避免不必要的重复性工作,使文件工作流程科学化、合理化。对已办理的文件和资料,由秘书人员集中统一保管,及时整理归档,使文件归档工作更加常态化。秘书人员要努力克服畏难心理,积极创造条件,尽快实现秘书工作与档案工作一体化,提高文件档案质量。

  *规范档案基础工作。

  在实际的文件档案管理工作中,应注意区分内容、形式、功能上有许多相似之处的文件,并对具体问题进行分析,以减少档案管理中的重复和信息冗余。提高档案利用效率和效果。在档案工作中,既要抓住重点、区分主次、严把全家关,做到档案文件不混用,又要注意防止档案文件丢失。特别是在归档时,应将同类、相互关联的文件资料归类为一卷,保持同一问题的完整性,提高档案的利用价值。建立档案全程目录,按照档案管理要求,科学分类整理编目,对过期档案及时识别销毁。同时,各单位可根据自身具体情况,制定总体规划、分步实施方案,逐步实现,使档案管理工作不断完善。

  *推进档案信息化建设

  纸质档案的整理既繁琐又劳动密集。用计算机组织文件可以事半功倍。档案管理的数字化、信息化是信息社会对档案工作的必然要求。因此,必须加快档案信息化建设的发展,在实现办公自动化的同时,推动文件档案信息化建设再上新台阶。通过网络实现文件与档案的整合,实现真正意义上的信息资源共享。过去,用户需要去档案馆使用,但网络建成后,用户可以在自己的办公室浏览和访问档案数据库。扫描文件和电子文件直接与系统链接,用户不仅可以获取所需信息,还可以下载原件,不用到档案馆去阅读,从而提高档案检索利用的服务质量。随着新文件、新档案的迅速增加,档案信息管理迫在眉睫。各档案部门要抓住机遇,加大投入,完善硬件设备和档案管理软件。在管理手段上,要积极参与办公自动化系统的设计和建设,紧密结合办公系统和信息化管理的实际,提出档案管理的要求和建设,科学推进电子文件归档工作。

  ***提高档案工作者档案信息化素质

  档案管理工作者的知识水平和综合素质直接影响着档案工作的方方面面。由于文件档案的类型和载体的多样化,管理方法也需要不断更新。因此,对文献工作者的业务知识、科学知识和管理操作能力提出了新的更高的要求。原有的传统业务知识和工作方法已不能适应新形势,必须对文献人才进行在职教育和培训,培养一批既能掌握新技术,又能适应新形势的人才,同时也要尽快熟悉文档专业知识。文件管理人员要结合自身工作,边学习边操作,提高业务素质,特别注重计算机知识和信息技术的学习,努力成为综合性的文件管理人员。

  建立档案管理信息系统是档案事业发展的需要,是档案管理的一次飞跃。要努力实现装备技术现代化,积极运用网络等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,实现文件档案管理手段由旧向新的转变,摆脱手工劳动,实现了档案管理员对这些文件和档案的自动管理,在满足用户自动查询的同时,节省了人力,保护了原始档案。与纸质文件相比,电子文件涉及的问题更多,受到的约束也更多。仅仅依靠档案部门是很难完成的。因此,各档案部门、计算机和信息管理部门应各司其职,发挥各自的优势。

  参考文献:

  任爱英,实现秘书工作、档案工作与信息化的融合——关于提高企业公文档案质量的探索与思考,商务信息,教育经济研究,2008年第03期

  闵涛《论文献档案工作》

  程旭:《如何推进档案工作规范化》,《黑龙江历史》2011年第14期

  傅荣孝说。档案管理现代化:档案管理技术革命的动态考察。浙江大学出版社

  文档档案管理论文2:“谈论企业文件档案管理”

  文件档案管理摘要是大学管理的重要指标,制度化,标准化和科学方向。这是一项重要的需要,不断完善大学的管理水平。因此,在文档文件管理中做好工作是非常重要的。本文探讨如何加强文档文件管理的管理。

  关键词文件文件;管理;原则;措施

  文档文件是文件工作的重要组成部分。它记录了社会发展的历史过程,客观地反映了问题处理,领导决策,基本建设,研发的过程和结果。随着改革情况的发展,如何改善文件文件的管理水平,及时,准确,系统,完全提供档案信息,以满足各个方面的需求,适应发展的新形势,这是一个新的文档文件工作的主题。

  首先,文件文件管理的原则

  ***一个***确定收集文件的原则

  1.完全收集。该文件的价值和角色不能只是决定是否需要从该位保存,并且从更宏观的角度来看,从综合观点来看,从政治,经济,科学文化等的角度来看,是必要的看到它的真实价值,还要看看它是否具有社会价值和历史价值。该文件是历史历史和历史产品。它是在某些历史条件下形成的,其生产总是与某种历史状况相关联。因此,在识别文件的值时,必须使用历史唯物主义的观点和方法。遵守历史原则,将文件放在特定的背景和历史条件下,以确定其价值,根据文件的历史条件,时代背景,并结合现实来考虑文件的值。

  2.准确,符合事实。在企业文件档案中做好工作,我们必须坚持从事实上寻求真理的原则,我们必须深入了解有关部门,重复学校对,校准材料,并进行科学摘要,整理,分析和缺陷的存款。与此同时,必须有一个选择。根据企业管理和工作的需求,档案材料有实际的指导意义,并且存在特定的实用价值,并且有一个常规的收集摘要和分类汇编。坚持从事实上寻求真理的原则,不能重写各个领导者认可的客观事实,特别是那些有高预订和保存业务变更的客观事实,并必须尊重事实和维护文件。历史风格确保了信息数据的准确性。

  3.长期发展利用。在识别文件值时,当您识别文件时,您必须看到档案中的角色实际上,而且还预见到未来工作的作用,因为社会不断进步,业务不断发展,文件的价值也将发生多样性。它不仅可以在您面前看到,还可以通过文件预测其潜在的作用。

  ***两个***信息管理原则

  1.快。企业文件计算机管理的目标是使用现代手段来处理新的管理哲学文件文件信息,为企业提供安全,及时,准确,全面的信息,提高工作效率。

  2.方便实用。目前采用的计算机管理技术使系统在一定时期内先进而不被淘汰。简化程序,使用方便,符合企业文档文件的应用要求,符合文件系统规范。使用成熟的商业软件,可以有效地与办公自动化软件对接,不能形成信息孤岛。

  3.确保信息安全。文件档案的信息内容有一定的保密要求。因此,必须处理好信息保密与信息共享的矛盾,规定用户权限,对机密文件进行加密。分类单元文件的网络可以形成单独的局域网与企业网络连接,但必须保持与互联网的物理断开形式,以维护分类信息的安全性。

  措施为2。加强文件档案管理

  *** 1 *** 重视文件档案的管理

  1.积极做好档案工作的宣传报道,采取灵活多样的形式,向领导和职工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规,并不断提高有关领导和其他工作人员对档案工作的认识,争取他们对档案工作的重视、理解、关心和支持,努力使档案工作纳入本单位总体工作计划和年度工作重点,完善档案管理设施,提高其标准化、信息化和现代化发展水平。改变被动提供相关档案工作资料的工作方式,主动参与领导决策需求,提高档案服务的主观能动性和前瞻性。

  2.科学技术特别是信息技术的飞速发展,对档案工作提出了更高的要求。有关干部要主动接受新知识,学习新业务,主动学习信息技术、现代管理等相关知识,坚持素质教育、终身教育的理念,不断确定新的学习目标、任务和要求,掌握和提高应用新技术工具的能力和水平,努力成为具有优秀管理能力和先进技术的复合型人才,为他人提供方便、快捷、高效的服务。

  3.做好文书工作和档案工作的规范化。档案馆的前身是文献。文件质量与档案质量密切相关。只有在文件部门规范处理文件的基础上,才能提高档案管理水平。文书人员应树立强烈的档案意识,将文件和资料归档。在文件处理过程中,要时刻注意文件整理工作,实现文件与档案工作的一体化。

  4.要求及时、准确地处理文件,及时登记和接收文件,发现缺少文件的要及时查找。特别是对一些表外材料的办理,要注意及时收集领导汇报、会议材料等,确保文件材料的完整性和有效性。此外,要加强 "文件部门备案" 工作,这也是《中华人民共和国档案法》已经明确的一项基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也规定,公文处理完毕后,由文书部门或业务部门负责 “及时整理归档”。

  **** 二 **** 加强文件档案的全面收集

  1.完善规章制度。档案工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规,不断增强档案管理意识,进一步完善必要的档案工作制度,落实责任制。制定一系列行之有效的档案收集、整理、保管办法和制度,及时收集原始档案,理顺备案程序,防止档案丢失。为今后的利用打下良好的基础。

  二.。加强征集力度。在工作中,由于其他工作的原因,文件忘记及时归还的情况时有发生。为了确保文件不丢失,应该进行收集。

  (三)强化档案收集的广度和深度。无论是专职档案管理员还是兼职档案管理员,都要加强专业知识积累,扩大档案收藏范围,优化档案收藏结构。特别要加强重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成果、杰出人物事迹、社会活动、建设项目、科研项目等档案建设管理。档案收集要突出单位和部门特色,增加馆藏种类,广泛及时收集有价值、有特色的档案。注重增加信息收集渠道,提高数据识别能力,注重发现有保存价值的材料。

  4.加强部门协作,做好文件档案收集工作。档案工作人员必须做到“三勤”:(1)勤,即经常主动了解业务部门开展的新工作;(2)勤,即加强与业务部门的联系沟通,以便及时获取相关信息;(2)勤,即经常主动了解业务部门开展的新工作;(2)勤,即加强与业务部门的联系沟通,以便及时获取相关信息;(3)头脑勤勉,即根据本单位的工作实际,围绕本单位的中心思考档案工作,做好收集和利用服务工作。2.总之,要加强与各部门的协调沟通,确保档案信息收集渠道畅通,重点收集能反映本单位发展阶段的资料,完善开展实际工作和科研服务的参考资料,充分发挥档案部门在经济社会发展中的咨询作用。(三)头脑勤奋,即结合本单位工作实际,做好档案工作,做好收集利用服务工作的工作。2、加强与各部门的协调沟通,畅通档案信息收集渠道,重点收集反映本单位发展阶段的资料,完善开展实际工作和科研服务的参考资料,充分发挥档案部门在经济社会发展中的咨询作用。

  5.年终申报。年终时,根据证件登记表检查是否有遗漏证件,如有不足则补齐。因此,平时要注意收集和查阅相关档案材料,按照预备案制度对档案材料进行整理,按照时间顺序或文件内容进行归档,事半功倍。

  6.根据收发文件的不同类型进行注册。以收文为例,收文登记簿不得与其他记录簿混用,应单独使用记录簿;一般来说,通信为红头文件的,可省略收件日期、收件号、机密级*,应省略通信单位、文号、单据标题、每次通信编号。如果是传真,要在备注栏注明何时收到;如果有专人发送,要注明由哪个单位、谁发送;根据文件内容和突发情况准确记录文件,最后提交分管领导审阅、批示。需要在单位进行公示办理的,要按承办单位、收件单位和办理后备案时间做好相关记录,做到全程跟踪、督促、督促。做好备案登记工作,根据工作需要,每季度或半年做一次记录,根据记录内容打印,避免因笔风不同而难以辨认。年底,完成的记录表将装订成册,即形成档案分类账。

  三、结论

  文件档案管理是企业管理的重要组成部分。它不仅是提高管理效率和质量的必要条件,也是维护历史真实面貌的重要工作。科学规范的档案管理可以不断提高企业的管理水平,做好档案的开发利用工作,既可以实现档案管理的自身价值,又可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

  如何加强文件档案管理

  随着我国经济水平的不断提高和事业单位整体水平的不断进步,新形势下事业单位的文件档案管理越来越受到重视。从事业单位文件档案管理存在的问题入手,分析了新形势下事业单位文件档案管理的对策。

  关键词文档管理

  在我国事业单位发展过程中,文件档案管理始终是一个重要组成部分,事业单位文件档案管理需要有效解决存在的问题。因此,在此前提下,研究和分析新形势下事业单位的文件档案管理工作具有重要的现实意义。

  1、 单位文件档案管理的特点

  ***文件档案管理的重点是收集和保存

  在一个单位的日常组织运作过程中,有大量的档案。这些档案大多涉及本单位的人事关系、本单位组织运行过程中的记录、本单位的日常档案、本单位的书报以及相关项目的档案。在管理过程中,这些东西都以档案的形式记录下来,分类存放在档案管理室。因此,本单位文件档案管理的重点是收集各种资料,并作出有效的分类和记录,在此基础上保存档案。文件和档案管理的重点是数据的收集和保存。收集的资料要全面,档案分类要科学,方便人们查阅。

  ***2.本单位文件档案管理主要是文件工作

  该股的文书工作主要包括文件资料的收集、记录、分类、整理和归档。单位文书工作的全过程,也是档案从收集到整理、保存的过程。而单位档案工作是在文书工作的基础上,对本单位档案进行收集整理。因此,文书工作已成为单位档案工作的基础。档案主要来源于文献工作。文件部整理、保存本单位组织运行过程中的有关资料,定期向本单位档案部门提供档案。因此,在很大程度上,单位的文书工作直接决定着单位档案的质量。

  2、 单位文件档案管理存在的问题

  ***一、文件工作与档案工作的衔接。

  文书工作的管理和文件的管理有某些链接,但两者之间存在很大差异。因此,在实际工作中,只有单位的仪器工作相互结合,形成统一的管理,可以在实际工作中获得更好的结果。在实际工作中,随后随后随后由文档管理仪器提交的大多数单位。这种方式是一种更科学和有效的方式,但在这样的工作模式下,单位的仪器工作和单位的文件管理工作具有一定的距离。文件员工在工作过程中不注意档案管理的后期工作,并对文件的管理很少考虑文书工作的相关问题。在这种情况下,距仪器仪器和存档管理工作中的距离更远,因此存在相对大的漏洞,这会影响单位文件的质量。

  ***两个***缺乏文件档案人员。

  目前,在实际工作中,该单位的纪录片文件人员通常是其他部门工作人员的一部分。这在某种程度上节省了人力资源,并节省了费用。但是,文档本身的文档是一个更专业的工作,其需要纪录片文件的工作人员可以具有更好的专业基础知识,并且必须有一定的文件管理知识和经验。因此,这种就业模式使得文件管理单位不清楚,文件收集不清楚,文件收集不明确,文件的分类存在错误。这些问题主要是由于仪器文件的员工的疏忽,这也反映了自己的档案文件管理人员的质量。

  ***三***领导人的注意力不足。

  在大多数单位的文档文件的管理是一个更加微不足道的工作,但它只是许多办公室功能的一小部分。大多数领导者的遗憾管理工作不受价值。大多数领导层都认为该文件的管理只是一个相对简单的工作,并且在该单位的许多功能部门只是一个二级部门。因此,缺乏单位的文件管理投资,因此无法播放单位的文件。

  三,改善单位文件管理水平的建议

  ***一个***提高单位文档文件管理的管理状态。

  为提高单位文件管理的地位,首先,所需单位的领导必须改变传统思维模式,并重视仪器仪器管理。与此同时,我们必须从多个方面开始,以及有效规范单元的仪器管理工作。与此同时,我们必须增加对单位文件管理的投资,介绍相关专业设备,并开始信息和转型单位的纪录片文件管理。单位领导人必须注意文件档案管理的管理,我们必须认识到文档文件管理管理的重要性。在决策过程中,对文档文件保存的信息有效参考。只有这样,只能有效提高单位文档文件管理的作用。

  ***两个***在仪器和档案管理之间的联系方面做得好。

  单位的文书工作是档案管理工作的前提。如果两者衔接不好,将直接影响本单位文书档案管理的实际效果。因此,要做好文书工作与档案管理工作的衔接,切实把本单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时,要制定相关规范,从细节上抓好文书工作和档案管理。制定统一的工作标准和规范,特别是对于档案,要对文件的格式、文件的分类、文件的整理标准等制定一定的规范。只有在一定的规范下,单位的文书工作才能与单位的档案管理工作有效衔接。

  *** 3 *** 引进专业技术人员,做好培训工作。

  对于目前很多单位来说,在文件档案管理上没有专门的工作人员,这对单位的文件档案管理无疑是非常不利的。因此,必须加强对本单位文件档案管理人员的引进。在引进人才的过程中,要注意选拔那些具有一定的文件和档案管理基础知识,具备与本单位相关的知识和技术的高素质人才。对那些有专门文件档案管理人员的单位,要通过定期培训和考核制度,切实提高单位文件档案管理人员的素质。同时,要要求员工严格遵守工作规范,文件材料的处理要严格按照标准化流程办理。

  **** 4 **** 推进档案信息化建设

  纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。使用计算机组织文件可以事半功倍。档案管理的数字化、信息化是信息社会对文献工作的必然要求。因此,有必要加快档案信息化建设的发展。在实现办公自动化的同时,也推动了文献档案信息化建设上一个新台阶。通过网络整合文档档案,实现真正的信息资源共享。过去,用户必须去档案馆使用,但网络完成后,用户可以在自己的办公室里浏览和访问档案数据库。将扫描文档和电子文档直接与系统链接,使用户不仅可以查阅所需信息,还可以下载原件,而不必去档案馆阅读,从而提高了文件检索和利用服务的质量。然而,新的文件和档案数量急剧增加,档案的信息化管理迫在眉睫。各档案部门要抓住机遇,加大投入,配套完善硬件设备和档案管理软件。在管理方式上,要积极参与单位办公自动化系统的设计和建设,紧密结合单位办公系统和信息化管理的工作实际,提出档案管理的要求和建设,科学推进电子文件归档工作。

  结论:

  随着我国国民经济整体水平的不断提高和事业单位发展速度的不断加快,新形势下事业单位文件档案管理工作越来越受到重视。因此,事业单位档案管理人员应对工作中存在的问题有一个清醒的认识,从而通过实践探索和改进,促进我国事业单位档案管理整体水平的有效提升。

  参考:

  罗文彦。文献档案管理创新探析J.东北农业大学学报 *** 社会科学版 ***,2011 *** 03 ***。

  梁俊平。如何做好文件档案管理工作J.十堰职业技术学院学报,2010年。

  周颖洁,陈剑。当前高校档案管理中存在的问题及对策J.无锡商业职业技术学院学报,2011年。


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