试论教学秘书工作特点

  特点1。教学秘书 工作

  1.服务和协调

  教学秘书 不仅负责将系、院、教务处制定的规章制度向系内教师进行宣传,还负责将教学相关的工作任务落实到每个学生,保证全校教学活动的正常开展。不仅布置任务,还广泛征求和听取师生对教学管理的意见和建议,并及时向相关牵头部门反馈信息和意见。由此看来,教学秘书 是上下信息的服务者,不仅为教师的教学和学生的学习提供支持和帮助,也为学院 *** 系的 *** 领导决策提供参考信息。作为 教学秘书,不可能独自处理所有繁琐的教学事务,而且还涉及与多个部门的协调和沟通。如何利用手头的资源,在最短的时间内把问题认识清楚,然后采取 “取其精华,去其不良” 的方法,主动联系其他部门,有效解决问题,这就需要 教学秘书 良好的沟通协调能力。

  此外,一旦管理部门制定的决策和计划与学院 *** 系的教学管理事务出现分歧和矛盾,校务书记有必要及时掌握相关事务,并根据当时的情况对实际问题进行协调或结合,作出对策,及时向上级报告。协调各部门的整合,以促进所有教学事务的有序进行。

  2.杂而严谨

  教学秘书 协助部门负责人管理日常教学活动,包括: 课程安排、教材订阅、教材收集、教师工作量统计、教学计划执行情况检查、调课、停课、学生成绩管理、研究生资格审查、各阶段教学检查、学生评教、教师互评、学生英语四六级、计算机等级考试报名、学籍档案管理、成绩管理、考试安排及监考、各学期试卷等。其他方面还包括科研资料的管理与归档、教学评估、教学文件的通知与发放与归档、教学通知、教务管理系统相关工作等。如此混乱的工作不允许有任何错误。做得好,当然是未知的; 一旦稍有疏忽,就会造成教学事故,受到各方谴责。这就需要 教学秘书 高度的责任感,每一件小事都要综合考虑,亲自操作,牵一发而动全身。

  3.专业性

  教学秘书,顾名思义,是指从事教学工作的具有辅助性质的管理人员。是教学管理队伍中的基层工作者。但由于种种原因,一些高校对 教学秘书 的作用认识不足,认为 教学秘书 是兼职工作者。事实上,教学秘书 工作涉及面广、复杂,要求复合型人才能胜任。教学秘书 从事商务工作,需要掌握口头表达能力、写作能力、沟通能力和公共管理能力等基础知识。此外,由于经常与学生接触,还应掌握心理学、教育理论知识、本系专业学术背景、教学规律和教学特点等,并运用到工作中,不断总结和提高工作水平。同时,要有一定的计算机操作水平,熟练使用 教务管理系统,常用的办公软件,能准确、快速地处理教学管理工作,为师生提供快捷的服务。

  4.压力变化

  在日常工作中,经常会遇到学生和学院领导老师临时转课、停课等突发事件。这就要求教学秘书时刻保持清醒头脑,具有较强的分析问题能力,快速果断处置这些突发事故,在最短时间内解决问题。同时,紧张也被用来处理同事之间、师生之间的关系,做好沟通枢纽,让大家相互理解,成为一个和谐的整体。

  二、教学秘书工作中存在的问题。

  1.工作繁忙,任务繁重。

  教学秘书是教学管理的实施者和组织者,其工作几乎涉及到院系日常教学管理的方方面面。如课程管理、学生选课管理、教师调解管理、教学任务安排、考试管理、毕业论文***毕业设计***和学位资格考试、教师工作量核算和教学评价管理、档案管理等。此外,还包括处理突发事件,随时解答师生意见。据不完全统计,《教学秘书》中日常事务百条左右,可谓百花齐放。

  二.。工资偏低,团队人员流动率大。

  长期以来,教学秘书这个岗位没有得到高校领导的重视,一般认为它的工作是排课、调课、学籍管理、专门负责通报等简单重复性的工作。一言以蔽之,谁都能干,这不同于教师岗位,也不同于专业教育的要求。同时,由于工作量繁琐,没有系统计算教学秘书工作量,甚至无法计算,无法量化。因此,工作的难度和绩效不容易体现,导致教学秘书在与政府工作人员一起参加职称评审时处于相对劣势。此外,教学秘书由于任务繁重,参与科研项目的机会很少甚至没有,科研成果匮乏也是职称评审难得的原因之一。教学秘书晋升之路艰难,工资低,导致在岗人员想方设法转岗,这也是普遍现象。这也使得队伍人员结构参差不齐,整体素质偏低,严重影响了工作的质量和效率。

  3.职业声望低。

  教学秘书普遍得不到应有的尊重,一些领导和老师认为教学秘书是后勤杂工,可有可无。此外,教学秘书工作属性多为辅助性,工作成效不明显,工作价值模糊,得不到相应的认可和尊重。

  4.这个职位的职责不明。

  教学秘书既隶属教务处,接受教务处任务安排,又服从院系领导安排,在双重领导下开展具体管理工作。这使得同时接受来自不同上级的任务变得容易。此外,学校各部门领导和师生对岗位教学秘书不了解,甚至将行政秘书、参事、科研秘书的部分或全部工作交给教学秘书来承担,导致教学秘书工作更加繁琐。

  5.岗位创新能力不够。

  随着高校规模和生源数量的不断扩大,教学秘书的工作量也急剧增加。为了简化个别高校的人员编制,一个院系只安排一个教学秘书。繁重的任务使教学秘书处于高压状态,时刻准备着处理各种事务,没有时间接受培训,知识无法更新,更谈不上创新。在当今社会,现代信息技术是提高管理水平的有效手段,如各种教务管理系统,这就需要教学秘书熟练的计算机理论和网络技术知识。但由于教学秘书忙于处理复杂的事务,所以科技知识跟不上社会的进步,缺乏新的知识,导致工作效率下降。

  3、 解决方案

  1.转变观念,重视教学秘书工作

  高校领导和教师要充分认识和肯定教学秘书的工作,尊重他们在教学管理中的地位,提高他们的职业认同感和成就感。由于教学秘书的工作需要教师、学生、辅导员等各部门的配合,学校有必要为教学秘书建立一个和谐的人际环境,确保教学秘书在整个教学体系中的地位。

  2.建立明确的岗位制度

  首先,健全的体制机制是根本保证。学校要制定明确的教学秘书岗位工作职责范围,纳入学校规章制度,切实落实。不允许将任何后勤杂务和琐事随意交给教学秘书,模糊教学秘书的身份。

  其次,建立合理的教学秘书晋升制度。目前多所高校教学秘书的职称评定仍与教师要求相一致,导致职称评定和加薪难。学校应结合实际,建立符合教学秘书工作性质的绩效评价体系制度,提高服务对象学生参与过程的能力。当然,与教学秘书有业务关系的专职教师、行政同事和直接上级领导也应参与教学秘书的绩效考核,形成360度的考核体系,使教学秘书通过综合考核结果真正认识到自身的不足,加强自身建设,提高工作积极性。

  3.提高教学秘书业务素质

  大多数高校都有正规的教师培训计划,而教学秘书的培训经费很少,这是教学秘书工作积极性不高的重要原因之一。作为教育管理的一线员工,必须不断提高自身素质和技能。一方面,在招聘教学秘书过程中,要注重高素质人才的选拔和综合素质的考核,这是师资队伍素质的有力保障。另一方面,对于教学秘书培训,学校要加大投入,定期组织和计划开展业务技能、服务意识、科研能力教育心理学等方面的培训。特别是随着高校国际化程度的加深,与国内高校乃至国外高校的合作与交流频繁,要不断吸收先进的教学管理经验,提高教学秘书的整体水平,为适应日益专业化的教育环境提供有效保障。

  4.个人提升与锻炼

  有关客观条件的改进是有保障的,主观努力是进步的前提。首先,教学秘书需要了解您的职责。作为教学活动的基层人员,您应该有强烈的责任感,服务教师和学生。其次,不可能满足一般教学的日常工作,但应该活跃,学会思考。对于日常工作,可以总结方法,创新的工作创意。擅长发现问题,使用新的方式,解决问题的新方法,由于教学秘书涉及扩大的工作,应该有更多的管理类别,以了解相关政策,结合理论和实践,更好适应时代的发展。最后,教学秘书需要爱你的工作,学会总结工作经验并不断提高进步,而不是始终抱怨外部环境的严厉,领导不注意。通过自己的努力,尊重和认识教师和学生和学校领导人。

  5.鼓励研究

  教学秘书由于工作的属性,很难有机会参与教学管理的教学改革和研究项目,也会导致评估的道路。学校应鼓励措施启用教学秘书参与研究。作为教学管理的领导者,共同探索学校教学管理,为领导者提供相关意见和建议,共同获胜。

  教学秘书作为教学管理服务人员,他们的角色是不可替代的。高校应注意教学秘书的培养,为他们的发展提供必要条件,全心全意地使其成为必要的条件。与此同时,教学秘书应该继续学习,努力成为一种高质量的人才,服务,沟通,协调,教育人员和科学研究。


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